La retirada y recuperación de alimentos requieren un protocolo preparado antes del incidente. Una retirada busca sacar del canal un alimento afectado; la recuperación o recall amplía la actuación cuando el producto puede haber llegado al destinatario final. La terminología y las obligaciones concretas deben revisarse con la autoridad y el procedimiento aplicables; lo esencial es poder identificar el alcance y actuar sin demora.
Preparar el equipo antes del incidente
El protocolo debe indicar quién coordina, quién evalúa, quién consulta a la autoridad, quién extrae datos de clientes y stock, y quién aprueba comunicaciones. También necesita sustitutos y contactos fuera del horario habitual si el riesgo lo requiere.
Definir el producto afectado con precisión
Nombre, referencia, formato, lote, fechas, cantidad y periodo de distribución ayudan a no inmovilizar demasiado ni demasiado poco. El Reglamento (CE) 178/2002: legislación alimentaria y trazabilidad establece trazabilidad y obligaciones de retirada, información y cooperación para los operadores cuando un alimento no cumple los requisitos de seguridad.
Reconstruir hacia atrás y hacia delante
Hay que identificar el origen del suministro, el stock bajo control y los destinatarios a los que se entregó. Para alimentos de origen animal, el Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011: trazabilidad de alimentos de origen animal detalla información de los envíos entre operadores. Los datos deben poder extraerse con rapidez y en un formato utilizable.
Localizar cada unidad antes de comunicar
La trazabilidad debe convertir una referencia afectada en una lista accionable de ubicaciones y destinatarios.
Inmovilizar y contar
El producto localizado se separa, identifica y protege de una salida accidental. El balance de cantidades compara lo recibido o producido con stock, entregas, devoluciones, muestras, transformaciones y otras salidas documentadas. Una diferencia no explicada indica que la búsqueda sigue abierta.
Comunicar con destinatario, acción y evidencia
La comunicación debe permitir reconocer el producto y saber qué hacer. Clientes, transportistas, personal interno y autoridades pueden necesitar mensajes diferentes. Deben evitarse especulaciones y promesas no confirmadas. La fecha, hora, medio, destinatario y respuesta forman parte del registro.
Coordinar con la red oficial
En España, AESAN coordina el Sistema Coordinado de Intercambio Rápido de Información (SCIRI). La Red de Alerta Alimentaria explica la red nacional, sus conexiones y las obligaciones generales de los operadores. Las memorias anuales documentan notificaciones, productos, peligros y origen; la distribución y las actuaciones deben comprobarse en cada memoria. Que una empresa deba notificar y por qué vía depende del caso; el protocolo debe incluir los contactos de la autoridad competente.
Probar el protocolo revela los puntos débiles
Tiempo, balance de cantidades y calidad de contactos permiten medir si el sistema funciona.
Realizar un simulacro medible
Un ejercicio sin producto real permite comprobar tiempos y calidad de datos. Puede elegir un lote, reconstruir entradas y salidas, calcular el balance, preparar un borrador de comunicación y registrar bloqueos. El objetivo no es obtener un resultado perfecto, sino detectar qué impide actuar con rapidez.
- Tiempo hasta identificar el lote y el stock.
- Porcentaje de cantidad reconciliada.
- Datos de contacto completos y actualizados.
- Coherencia entre sistema, documentos y realidad.
- Acciones de mejora con responsable y fecha.
Cerrar, investigar y prevenir la repetición
La disposición final del producto debe estar autorizada y documentada. Después se analizan causas, eficacia de comunicaciones y oportunidades de mejora. El cierre operativo no elimina la necesidad de conservar registros ni de verificar las acciones correctivas.
La base del ejercicio está en la trazabilidad del lote y en una cultura que favorezca la comunicación temprana.